【若手&初心者必見!】飲み会幹事のやり方の流れ5ステップ

飲み会

歓迎会に送別会、忘年会に新年会、定例の飲み会など、会社に勤めていると日常的に飲み会が開催されます。

そんなとき幹事を任されるのは、たいていの場合若手の社員です。

これまで飲み会幹事をしたことがない人も、社会人になると幹事をする機会がぐっと増えます。

いざ幹事に任命されたときに困らないよう、ポイントを押さえておきましょう。

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STEP1:人数・日時・予算を決める

まずは飲み会の日時から決めていきます。

飲み会の主役や偉い人の予定から抑え、候補日をいくつかあげてみましょう。

候補日が上がったら、飲み会に参加する予定の人全員にメールで案内を流し、出欠確認を取ります。

その結果もっとも人が集まる日に決定すると良いと思います。

これで大体の参加人数と日時が決まったことになります。

 

続いていつもどのくらいの予算で飲み会を開催しているのかを確認します。

会社や部署によって予算や費用の負担の仕方についての慣習があると思うので、把握しておきましょう。

 

STEP2:お店を選ぶ

人数・日時・予算が決まったところでお店選びをします。

お店についても場合によっては定番があるでしょうから、一応確認しておくと良いです。

 

もし特に決まり等なければ、主役の好みを考慮しつつお店を探していきます。

なるべく会社の近くで、個室可能なお店を選ぶことをおすすめします。

 

お店の予約をとるときは確実に参加できる人数で予約しておくと、人数減による追加徴収を防げます。

人数が増える分には予算オーバーの心配はないですが、収容可能な最大人数の確認はしておきましょう。

また人数変更はいつまで受け付けてもらえるかを確認しておくのも忘れずに。

 

STEP3:飲み会のお知らせをメールで流す

お店が決まったら、参加予定者に飲み会のお知らせメールを流します。

■開催日時
■開催場所※地図つきだと親切です
■会費
■参加者※必要に応じて省略しても。

出席から欠席に変更する場合は、いつまでに連絡が必要かも書いておくと良いでしょう。

 

STEP4:当日までにやること

飲み会当日までに、スムーズに会を進められるよう準備をしておきましょう。

■乾杯の音頭や締めの挨拶を誰がするのか決めておく※上司や先輩社員に相談してみましょう
■集金用に参加者のリストを作っておく
■二次会の候補をリストアップ

 

STEP5:当日やること

まずは集金です。

集金は飲み会前のシラフのときに行うのが鉄則。酔っ払ってしまうとまともに集金できなくなってしまう可能性もあるので気をつけましょう。

席は飲み物を注文しやすい場所を抑え、飲み会中も飲み物を空けている人がいないか気を配るようにします。

飲み会終盤で、さりげなく二次会の段取りを始めましょう。周りの人を巻き込んで、参加人数とお店をどこにするか相談すると良いです。

あとは自分が酔っぱらってしまわないようにくれぐれも気をつけるようにしましょう。

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